1、會議選址 ：會場的選擇要根據會議的性質(zhì)，規模，與會者情況，可(kě)供選擇會場的會議住宿、交通、
接待條件等衆多(duō)方面來決定會場的選擇：
酒店(diàn)按類型劃分(fēn)主要分(fēn)為(wèi)商(shāng)務(wù)型酒店(diàn)和度假型酒店(diàn)
商(shāng)務(wù)型酒店(diàn)：
這類酒店(diàn)無論在外部設計，還是在内部裝(zhuāng)修，以及可(kě)提供的先進通訊工(gōng)具(jù)、适合會務(wù)的商(shāng)用(yòng)場地上（有(yǒu)特定的商(shāng)務(wù)樓層），一般都充分(fēn)體(tǐ)現了現代商(shāng)務(wù)高效、快捷的内涵。酒店(diàn)既能(néng)接待小(xiǎo)型會議也能(néng)接待大型會議，有(yǒu)一個或多(duō)個多(duō)功能(néng)廳，24小(xiǎo)時全天候辦(bàn)公(gōng)，有(yǒu)較強的服務(wù)能(néng)力，此外還有(yǒu)多(duō)個中(zhōng)、西式餐廳、各種商(shāng)店(diàn)、健身房、遊泳池等設施。 度假型酒店(diàn)：
這類酒店(diàn)一般建在旅遊勝地或海邊，外部設計、園林規劃、内部裝(zhuāng)修都充分(fēn)體(tǐ)現了當地特色，集休閑、娛樂于一體(tǐ)。同時随着社會的發展，度假型酒店(diàn)也能(néng)提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。
2、現場的溝通：一個成功的會議管理(lǐ)人一定要确定在現場的有(yǒu)效溝通，相反地一個不成功的會議，花(huā)費了數月或數年計劃，卻因為(wèi)現場協調不好而使會議失色，所謂現場溝通是團隊合作(zuò)的表現。
(一)會前協調會：
在前往會議場地前要先和會場及主要承包商(shāng)人員排定會前協調會，協調會的目的是對會議現場安(ān)排整個細節做詳細讨論，讓大家都清楚在現場所負的責任與彼此的協調。
一般會議籌辦(bàn)人與會場主要工(gōng)作(zuò)人員協調會，如場地工(gōng)程、服務(wù)、餐飲和保安(ān)人員溝通，如果
會議有(yǒu)應用(yòng)視聽設備，邀請視聽工(gōng)程人員一起參加，将所有(yǒu)主要承包商(shāng)都邀請來。
協調會是提供大家再一次檢查工(gōng)作(zuò)内容以及提供問題讨論，有(yǒu)些可(kě)能(néng)在文(wén)字中(zhōng)寫得不夠清
楚，彼此指派一個人負責溝通，省得七嘴八舌，有(yǒu)關場地部分(fēn)都向場地承辦(bàn)人溝通，因為(wèi)場地
承辦(bàn)人不一定一直在會場，問他(tā)(她)分(fēn)機号碼或呼叫器，并問清楚如果周末或清早或晚上和誰
聯絡。安(ān)排在會前與會場及主要承包商(shāng)舉行協調會是非常重要也是必要的。包括會議中(zhōng)心、飯
店(diàn)、交通／旅遊公(gōng)司等，這是在會前最後一次解決問題的機會。
(二)電(diàn)話、無線(xiàn)對講機和呼叫器
電(diàn)話：小(xiǎo)型會議可(kě)能(néng)不需要内部聯系系統，隻要利用(yòng)内線(xiàn)電(diàn)話即可(kě)，但是大型會議隻靠會
場或飯店(diàn)電(diàn)話系統可(kě)能(néng)會延誤事情，因此要安(ān)裝(zhuāng)幾條專線(xiàn)電(diàn)話，有(yǒu)些飯店(diàn)和會議中(zhōng)心專線(xiàn)電(diàn)話
線(xiàn)和設備有(yǒu)限，因此會收取适當的費用(yòng)。以大部分(fēn)的情況來說，安(ān)排專線(xiàn)電(diàn)話是經由當地電(diàn)話
系統，至少要在4個星期前申請。大型會議最好自己申請專線(xiàn)電(diàn)話線(xiàn)和内線(xiàn)系統，電(diàn)話号碼往
往很(hěn)難在大會手冊印制前獲得，但有(yǒu)時也可(kě)向雷話公(gōng)司說明，他(tā)們可(kě)以先提供号碼，但是不保
證到時候安(ān)置的号碼一定相同，如果會議在會議中(zhōng)心舉行，他(tā)們有(yǒu)自己内部電(diàn)話系統，事先要
有(yǒu)電(diàn)話号碼就不會那麽複雜。
在申請電(diàn)話時，提供一份場地平面圖，這樣對安(ān)置的人來講比較方便，還有(yǒu)一種"熱線(xiàn)電(diàn)
話"，這種不需要撥号，隻能(néng)兩邊溝通，有(yǒu)些主辦(bàn)單位申請這種電(diàn)話是為(wèi)了兩邊快速溝通。
無線(xiàn)對講機：為(wèi)了在會場快速與主要工(gōng)作(zuò)人員溝通，很(hěn)多(duō)會議籌辦(bàn)人利用(yòng)對講機聯系。對
講機在同一頻道可(kě)多(duō)人通話，它的優點是可(kě)以立即回答(dá)或處理(lǐ)緊急事件，這種通訊範圍在戶外
大約一二條街(jiē)之内。有(yǒu)些對講機可(kě)立即換電(diàn)池，大部分(fēn)都是晚上充電(diàn)，這種通訊系統有(yǒu)執照，
因此租金較高，有(yǒu)些會議籌辦(bàn)人發覺它攜帶不方便，有(yǒu)時在某種情況下收訊不好，鋼筋水泥建
築中(zhōng)收訊會被阻擋。無論如何很(hěn)多(duō)會議籌辦(bàn)人還是認為(wèi)他(tā)們有(yǒu)需要，并提供下列指引。
1．與承租商(shāng)談妥一旦發生故障，即使在周末假日也要立即修理(lǐ)和更換。
2．多(duō)租用(yòng)幾台手機和充電(diàn)器，以防萬一故障還有(yǒu)備用(yòng)。
3．事先了解會場哪些地方是通訊死角，這些地方采用(yòng)其他(tā)通訊方式。
4．每天晚上不要忘了充電(diàn)。
5．分(fēn)派對講機由哪些主要負責會議的人使用(yòng)。
6．僅用(yòng)于緊急事件溝通，而不是用(yòng)來聊天。;
最後兩項很(hěn)重要，目的為(wèi)了維持系統通暢，當一項訊息在溝通時所有(yǒu)使用(yòng)者都能(néng)知道什麽
事情。而更新(xīn)的技(jì )術是可(kě)以預期的，它将更有(yǒu)效，更有(yǒu)靈活性，更輕巧，例如大哥(gē)大已經成為(wèi)
最常用(yòng)的通訊工(gōng)具(jù)。
呼叫器：呼叫器系統可(kě)在當地通訊公(gōng)司或某些會場租用(yòng)，每一個呼叫器有(yǒu)一個号碼，當打
這個号碼時，呼叫器會響，接到訊息者再打回去，呼叫器的種類很(hěn)多(duō)。呼叫輕巧，租金價格也
比對講機便宜，可(kě)以在較遠(yuǎn)距離收到訊息。
(三)服務(wù)櫃台與留言中(zhōng)心
每一個主辦(bàn)單位都了解在大會期間提供一個服務(wù)櫃台與留言中(zhōng)心是必要的，服務(wù)櫃台與留言中(zhōng)心可(kě)以非常簡單也可(kě)以很(hěn)複雜，在這個中(zhōng)心提供基本資料和留言，有(yǒu)一人或兩人以上在那裏負責，可(kě)以是主辦(bàn)單位工(gōng)作(zuò)人員也可(kě)以雇用(yòng)當地臨時工(gōng)作(zuò)人員提供大會資料以及當地資料，最簡單的留言中(zhōng)心是一片3米x 3米公(gōng)告欄，按字母分(fēn)團體(tǐ)，與會者留言或接到外來電(diàn)話，每個留言要注明給哪位與會者，留言中(zhōng)心要有(yǒu)架子或圓筒，這些東西會議中(zhōng)心可(kě)提供。這個中(zhōng)心也可(kě)以提供航空、租車(chē)和旅遊服務(wù)，較為(wèi)複雜的是将留言經由幻燈打在會場或電(diàn)腦上(在國(guó)内的會議中(zhōng)心并沒有(yǒu)留言架子或圓筒可(kě)提供)。
基本設備：
1．将服務(wù)櫃台安(ān)置在所有(yǒu)活動的中(zhōng)央區(qū)。
2．确定服務(wù)櫃台有(yǒu)足夠空間放置留言闆等。
3．确定服務(wù)櫃台可(kě)接電(diàn)話線(xiàn)。
4．其他(tā)必需用(yòng)品。
5．事先印制一些留言條。
6．準備足夠的筆(bǐ)，因為(wèi)報名(míng)者會順手将筆(bǐ)帶走。
7．電(diàn)話簿。
8．信封，有(yǒu)些人希望接到留言是用(yòng)信封封好的。
9．當地資料。
10．當地餐廳指南。
11．地圖。
12．觀光和購(gòu)物(wù)指南。
3、酒店(diàn)會議常識
4、一般與會人員
5、會議就座禮儀
6、緊急事件的處理(lǐ)
7、會議桌上筷子禮儀
8、标牌、餐券和收據
9、參加大中(zhōng)型會議的禮儀
10、會議場地布置方案參考
11、會議場合的肢體(tǐ)語言
