會議記錄是記載會議基本情況的文(wén)字材料，是日後工(gōng)作(zuò)中(zhōng)可(kě)供查考的憑證。它可(kě)以為(wèi)檢查會議決議的貫徹執行情況、整理(lǐ)會議紀要、下達與上報會議精(jīng)神、分(fēn)析研究與總結工(gōng)作(zuò)提供依據。它的制作(zuò)質(zhì)量如何，不僅直接影響其日後轉化為(wèi)檔案的質(zhì)量。因此必須重視會議記錄工(gōng)作(zuò)。
筆(bǐ)者在整理(lǐ)、提供利用(yòng)檔案中(zhōng)發現，某些會議記錄的質(zhì)量問題是由于“先天不足”的原因造成的，具(jù)體(tǐ)表現有(yǒu)：
一、會議記錄本内無目錄。特别是不填寫會議議題時，在利用(yòng)時就要逐頁(yè)查閱，不僅效率很(hěn)低，而且人為(wèi)地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護和保密。
二、記錄不完整。有(yǒu)些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人；有(yǒu)些會議記錄隻記了參加人、發言人的姓而沒有(yǒu)記全名(míng)；有(yǒu)些會議記錄隻有(yǒu)參加人、時間和主持人而無會議内容；有(yǒu)些會議記錄雖有(yǒu)會議内容卻沒有(yǒu)記錄會議的議題等，使人很(hěn)難了解會議的全貌。
三、會議記錄本沒有(yǒu)按工(gōng)作(zuò)性質(zhì)分(fēn)開。如有(yǒu)的系黨總支同系行政共用(yòng)一個會議記錄本（聯席會議例外），給保管和利用(yòng)帶來不便。
四、會議記錄本不固定。有(yǒu)些單位是兩三個記錄本交叉使用(yòng)，有(yǒu)的本子隻記錄了幾頁(yè)就再也不用(yòng)了；更有(yǒu)甚者，每次開會時臨時找幾張稿低記錄，過後就不知去向了。
五、記錄字迹潦草(cǎo)、書寫材料不符合歸檔要求。有(yǒu)的會議記錄人經常使用(yòng)圓珠筆(bǐ)、純藍墨水等不耐久字迹材料，而且書寫潦草(cǎo)，不利于會議記錄的日後查考和歸檔後的長(cháng)久保存。
為(wèi)了提高檔案質(zhì)量，筆(bǐ)者認為(wèi)做會議記錄應該注意以下問題：
一、使用(yòng)固定的會議記錄本。記錄人員應選用(yòng)紙質(zhì)較好的會議記錄本，按會議性質(zhì)分(fēn)别記錄并按照會議的時間順序規範、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁(yè)應寫有(yǒu)目錄，包括會議日期、内容摘要、頁(yè)碼、備注等欄目。會議記錄人應把每次會議的情況按目錄欄中(zhōng)的要求逐項填寫清楚，這樣不但查找起來一目了然、十分(fēn)方便，而且有(yǒu)利于檔案的保密和保護。
二、按照規範格式做好會議記錄。會議記錄一般分(fēn)為(wèi)兩個部分(fēn)：
1、會議基本情況。包括會議名(míng)稱、開會時間（要寫明年、月、日及會議開始時間）、會議地點、出席人（人數不多(duō)的會議要把出席者的姓名(míng)都寫上，注明其他(tā)人員全部到會；人數過多(duō)的會議可(kě)隻寫出席範圍和人數）、列席人、主持人、記錄人。上述内容要在會議主持人宣布開會前寫好。
2、會議内容。包括會議議題、會議發言、會議結論等。會議内容是會議記錄的重點， 記錄時必須聚精(jīng)會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用(yòng)，不能(néng)因注意力分(fēn)散而出現疏漏
