對于舉辦(bàn)一個具(jù)有(yǒu)相當規模會議的組織者來說，如何讓衆多(duō)的會議參與者在每一個環節諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習、交流等項目中(zhōng)得到他(tā)們想得到的東西，同時又(yòu)能(néng)關注到與會者一些意想不到的情況，比如突發的疾病、家庭危機或其他(tā)個人麻煩等。此外，還要解決随時都有(yǒu)可(kě)能(néng)發生的諸如發言人沒有(yǒu)及時到場、惡劣的天氣或音響設備失誤等突發事件呢(ne)？作(zuò)為(wèi)一個專業的會議管理(lǐ)公(gōng)司，我們提出以下一些建議供您參考。
一、 确立明确的目标
對任何一個商(shāng)業公(gōng)司而言，要想讓會議開得有(yǒu)價值，必須要有(yǒu)一個明确的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，并且能(néng)回報投資。
二、 完善信息的采集與分(fēn)析
信息的收集極為(wèi)重要，這其中(zhōng)包括了解客戶的需求（細節請看流程中(zhōng)附錄-客戶需求分(fēn)析單）、了解會議的出席者、了解媒體(tǐ)、了解預算、分(fēn)析自己的不足等。
三、 追求不斷的創新(xīn)
每一次會議都是對創新(xīn)能(néng)力的挑戰，無論在内容或形式上，不斷的創新(xīn)能(néng)使每一次會議都充滿激情與樂趣。
四、 制定周密的計劃
無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議裏所有(yǒu)的細節，另外，保證定期的追蹤可(kě)以避免一個周密的計劃成為(wèi)項目經理(lǐ)牆壁上的裝(zhuāng)飾。
五、 實施嚴格的現場管理(lǐ)
在進行現場管理(lǐ)時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作(zuò)，任何疏漏都會導緻會議的失敗。此外，現場負責人需要有(yǒu)随機應變的能(néng)力（參見14條）
六、 結束與細緻的總結
成功的會議需要有(yǒu)創造性的規劃；積極的談判和交流的技(jì )巧；規範的操作(zuò)和财務(wù)管理(lǐ)；優秀的包裝(zhuāng)和系統的反饋。在會議結束後總結一下你提供了多(duō)少價值？什麽是你公(gōng)司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？将這些答(dá)案彙總起來，應用(yòng)于下一次的會議計劃。
七、 争取優秀，而不是完美
無論會議大小(xiǎo)與否，再好的會議計劃都不可(kě)能(néng)達到完美，最重要的事情是建議、設計和修正。
八、 了解會議涉及的行業
為(wèi)了提供成功的會議管理(lǐ)，組織者必須了解會議所涉及的行業，專業術語和行業整體(tǐ)趨勢等方面的内容。
九、 不要為(wèi)了省小(xiǎo)錢而在大事情上糊塗
保證合作(zuò)的供應商(shāng)提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為(wèi)了省點小(xiǎo)錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最後損失最大的還是你自己。
十、 記住、顧客永遠(yuǎn)是第一
你的聽衆是你的顧客，他(tā)們會付帳給你，因此他(tā)們必須要感受和接受到價值，他(tā)們必須要體(tǐ)會到此次會議的重要性。如果你覺得有(yǒu)什麽事比顧客更重要，請記住：顧客永遠(yuǎn)是第一重要的！
十一、合理(lǐ)控制預算
要學(xué)會分(fēn)析并合理(lǐ)地使用(yòng)預算。額外花(huā)費的錢應該首先使與會者收益。
十二、最大限度地使用(yòng)技(jì )術
技(jì )術能(néng)給你很(hěn)多(duō)幫助，自始至終地盡可(kě)能(néng)多(duō)使用(yòng)技(jì )術，使得顧客和工(gōng)作(zuò)人員都能(néng)很(hěn)輕松地運用(yòng)技(jì )術，但是，必須記住不可(kě)用(yòng)技(jì )術代替人與人之間的交流。（技(jì )術的運用(yòng)參看“多(duō)媒體(tǐ)會議包裝(zhuāng)”）
十三、清晰而明确的溝通
清晰而明确的交流是整個項目成功的關鍵。想象你是一個與會者，不了解内部的計劃、程序或是後備工(gōng)作(zuò)，如何在最短的時間内了解這一切呢(ne)？
十四、成熟的危機管理(lǐ)
針對不可(kě)預見的問題與可(kě)能(néng)的場景危機，必須準備好解決方案，将最壞的結果羅列出來，然後逐一提出解決方案。
十五、提供足夠的價值
為(wèi)了滿足與會者的需求，一個會議項目應該能(néng)提供給聽衆有(yǒu)用(yòng)的價值，無論是教育還是培訓抑或是新(xīn)産(chǎn)品發布會或經銷商(shāng)會議---内容是關鍵，充實的内容将使價值在會議中(zhōng)得以體(tǐ)現。
