明确職責任務(wù)：會議有(yǒu)多(duō)種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目标。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可(kě)以制定出手頭衆多(duō)工(gōng)作(zuò)的計劃。制訂完善的會議計劃确定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目标。
制訂預算：制定可(kě)行預算或按既定預算安(ān)排有(yǒu)關工(gōng)作(zuò)；确定各項工(gōng)作(zuò)的時間安(ān)排。
－交通費用(yòng)：1、出發地至會務(wù)地的交通費用(yòng)——包括航班、鐵路、公(gōng)路、客輪，以及目的地車(chē)站、機場、碼頭至住宿地的交通；2、會議期間交通費用(yòng)——主要是會務(wù)地交通費用(yòng)，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商(shāng)務(wù)交際場地的交通、商(shāng)務(wù)考察交通以及其他(tā)與會人員可(kě)能(néng)使用(yòng)的預定交通。3、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公(gōng)路、客輪及住宿地至機場、車(chē)站、港口交通費用(yòng)。
－會議室費用(yòng)：1、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用(yòng)設施，譬如激光指示筆(bǐ)、音響系統、桌椅、主席台、白闆或者黑闆、油性筆(bǐ)、粉筆(bǐ)等，但一些非常規設施并不涵蓋在内——比如投影設備、臨時性的裝(zhuāng)飾物(wù)、展架等，需要加裝(zhuāng)非主席台發言線(xiàn)路時也可(kě)能(néng)需要另外的預算。2、會議設施租賃費用(yòng)——此部分(fēn)費用(yòng)主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆(bǐ)記本電(diàn)腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多(duō)媒體(tǐ)系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用(yòng)保證金，租賃費用(yòng)中(zhōng)包括設備的技(jì )術支持與維護費用(yòng)。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作(zuò)出具(jù)體(tǐ)要求（通常可(kě)向專業的會議服務(wù)公(gōng)司咨詢，以便獲得最适宜的性價比），否則可(kě)能(néng)影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、産(chǎn)地及新(xīn)舊不同，租賃的價格可(kě)能(néng)相差很(hěn)大。3、會場布置費用(yòng)——如果不是特殊要求，通常而言此部分(fēn)費用(yòng)包含在會場租賃費用(yòng)中(zhōng)。如果有(yǒu)特殊要求，可(kě)以與專業的會議服務(wù)商(shāng)協商(shāng)。4、其他(tā)支持費用(yòng)——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公(gōng)共關系等。基于這些支持均為(wèi)臨時性質(zhì)，如果會議主辦(bàn)方分(fēn)别尋找這些行業支持的話，其成本費用(yòng)可(kě)能(néng)比市場行價要高，如果讓專業會議服務(wù)商(shāng)代理(lǐ)，将獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業的支持。對于這些單項服務(wù)支持，主辦(bàn)方應盡可(kě)能(néng)細化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協議。
－住宿費用(yòng)：住宿的費用(yòng)應該非常好理(lǐ)解——值得注意的隻是住宿費裏面有(yǒu)些價格是完全價格，而有(yǒu)的是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可(kě)能(néng)是主要的開支之一。找專業的會展服務(wù)商(shāng)通常能(néng)獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店(diàn)星級标準、房型等因素有(yǒu)關外，還與客房内開放的服務(wù)項目有(yǒu)關——譬如客房内的長(cháng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物(wù)、互聯網、水果提供等服務(wù)是否開放有(yǒu)關。應明确酒店(diàn)應當關閉或者開放的服務(wù)項目及範圍。
－餐飲費用(yòng)：會議的餐飲費用(yòng)可(kě)以很(hěn)簡單，也可(kě)以很(hěn)複雜，這取決于會議議程需要及會議目的。
1、早餐：通常是自助餐，當然也可(kě)以采取圍桌式就餐，費用(yòng)按人數計算即可(kě)（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有(yǒu)理(lǐ)由拒絕按實際就餐人數結算——而改為(wèi)按預定人數收取費用(yòng)）
2、中(zhōng)餐及午餐：中(zhōng)餐及午餐基本屬于正餐，可(kě)以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦(bàn)方希望酒水消費自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可(kě)能(néng)會收取一定數量的服務(wù)費用(yòng)。
3、酒水及服務(wù)費：通常，如果在高星級酒店(diàn)餐廳就餐，餐廳是謝(xiè)絕主辦(bàn)方自行外帶酒水消費的，如果可(kě)以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店(diàn)舉辦(bàn)會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務(wù)費。
4、會場茶歇：此項費用(yòng)基本上是按人數預算的，預算時可(kě)提出不同時段茶歇的食物(wù)、飲料組合。承辦(bàn)者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用(yòng)，如果主辦(bàn)方需要非程序服務(wù)，可(kě)能(néng)需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可(kě)分(fēn)為(wèi)西式與中(zhōng)式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為(wèi)主，中(zhōng)式則以開水、綠茶或者花(huā)茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為(wèi)主。
5、聯誼酒會/舞會：事實上，聯誼酒會/舞會的預算可(kě)能(néng)比單獨的宴會複雜，宴會隻要設定好餐标與規模，預算很(hěn)容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可(kě)能(néng)需要比較長(cháng)的時間确認。
－旅遊費用(yòng)：通常再會議結束以後會安(ān)排與會代表參加當地特色的旅遊活動，一般來說可(kě)以找一些旅行社來安(ān)排會議旅遊，費用(yòng)由旅行社根據會議人數和天數報價。
－設備視聽費用(yòng)：除非在室外進行，否則視聽設備的費用(yòng)通常可(kě)以忽略。如果為(wèi)了公(gōng)共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較複雜，包括：設備本身的租賃費用(yòng)，通常按天計算；設備的運輸、安(ān)裝(zhuāng)調試及控制技(jì )術人員支持費用(yòng)，可(kě)讓會展服務(wù)商(shāng)代理(lǐ)；音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦(bàn)者可(kě)自帶，也可(kě)委托代理(lǐ)。
－宴請及演出費用(yòng)：通常可(kě)以選定節目後按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在适宜地點如果有(yǒu)固定的演出，那預算就很(hěn)簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。
－預計外支出：指會展過程中(zhōng)一些臨時性安(ān)排産(chǎn)生的費用(yòng)，包括各類文(wén)秘、禮儀、司儀、勤雜、臨時采購(gòu)、臨時司乘、向導打印、臨時運輸及裝(zhuāng)卸、紀念品、臨時道具(jù)、傳真及其他(tā)通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯、臨時商(shāng)務(wù)用(yòng)車(chē)、彙兌、會議過程中(zhōng)的點心、水果及調制色酒等等。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，這些費用(yòng)的預算很(hěn)難計劃，在預算時通常按類别籠統計算，不在細分(fēn)——可(kě)以按不可(kě)預計費用(yòng)或者按其他(tā)類别計算。如果通過代理(lǐ)公(gōng)司操作(zuò)，那麽告訴代理(lǐ)公(gōng)司作(zuò)好随時服務(wù)的準備很(hěn)有(yǒu)必要。代理(lǐ)公(gōng)司與主辦(bàn)方之間的最後服務(wù)費用(yòng)核算将通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可(kě)，由雙方财務(wù)或者相關人員核定。
完成計劃（預計召開會議的日期；會議預計召開幾天；打算在什麽地方召開會議；會議形式或程序是什麽；需要多(duō)大的場地；将有(yǒu)多(duō)少人到會；會議預算是多(duō)少；打算選用(yòng)什麽級别的酒店(diàn)和設施；打算選用(yòng)最高級的房間标準是什麽；誰來制作(zuò)會議邀請函；會議是否需要向與會者打印相關資料和會議禮品；會議的發言人有(yǒu)哪些；會議需要什麽樣的視聽設備；需要食品、飲料的酒會、招待會有(yǒu)幾次；與會者是否可(kě)以攜帶家屬；如何為(wèi)與會者安(ān)排一些特别活動；如何為(wèi)與會者及其家屬安(ān)排一些特别活動；會議的整體(tǐ)流程安(ān)排；會後旅遊安(ān)排；會議代表的返程等等）
報批計劃（在完成會議整體(tǐ)計劃以後，提交上級主管部門審批，等待通過時候同時運作(zuò)會議相關事宜，這樣在會議計劃通過以後馬上就可(kě)以投入運作(zuò)）
